La déclaration de copropriété constitue le document de référence de tout immeuble détenu en copropriété divise au Québec. Elle encadre les droits et obligations des copropriétaires, définit les parties privatives et communes, et fixe plusieurs règles essentielles à l’administration de la copropriété.
Sa lecture peut toutefois sembler complexe. Entre l’acte constitutif de copropriété, le règlement de l’immeuble et l’état descriptif des fractions, chaque partie remplit une fonction précise.
Pour le conseil d’administration comme pour les copropriétaires, comprendre le contenu de la déclaration facilite les décisions, prévient certaines incompréhensions et contribue au respect des règles de l’immeuble.
Qu’est-ce qu’une déclaration de copropriété divise?
Au Québec, la déclaration de copropriété divise est un acte notarié publié au Registre foncier. Cette publication marque notamment la constitution du syndicat de copropriété. Le Code civil du Québec prévoit que la déclaration comporte trois parties complémentaires : l’acte constitutif, le règlement de l’immeuble et l’état descriptif des fractions.
Ces documents permettent d’établir un cadre commun pour la gestion et l’utilisation d’un immeuble en copropriété.
L’acte constitutif de copropriété
L’acte constitutif de copropriété précise notamment la destination de l’immeuble ainsi que celle des parties privatives et communes. Autrement dit, il contribue à déterminer les usages compatibles avec la vocation résidentielle, commerciale ou mixte du bâtiment.
Il indique également la valeur relative de chaque fraction, la quote-part correspondante dans les charges communes ainsi que le nombre de voix attribué à chaque fraction.
Les pouvoirs et devoirs du conseil d’administration et de l’assemblée des copropriétaires peuvent également y être précisés. Cette partie de l’acte de copropriété joue donc un rôle central lorsqu’une décision touche aux droits et obligations des copropriétaires.
Le règlement de l’immeuble
Le règlement de l’immeuble encadre les règles relatives à l’usage, à la jouissance et à l’entretien des parties privatives et communes.
Selon le contenu de la déclaration, il peut notamment prévoir des modalités concernant l’utilisation des espaces communs, certaines parties communes à usage restreint, l’entretien ou le fonctionnement administratif du syndicat.
Sa consultation est particulièrement utile avant d’entreprendre des travaux ou lorsqu’un copropriétaire souhaite vérifier si une utilisation particulière de sa fraction respecte les règles applicables.
L’état descriptif des fractions
L’état descriptif des fractions désigne cadastralement les parties privatives et communes de l’immeuble. Il permet ainsi d’identifier juridiquement les différentes composantes de la copropriété.
Cette partie peut également mentionner certains droits réels qui touchent l’immeuble ou dont celui-ci bénéficie.
Une bonne tenue des registres de copropriété facilite l’accès à la déclaration, à ses modifications et aux autres documents nécessaires à une administration rigoureuse.
Pourquoi la lecture de la déclaration est-elle importante?
La lecture de la déclaration ne devrait pas intervenir uniquement lorsqu’un désaccord survient. Ce document doit plutôt servir de référence régulière pour le syndicat et le conseil d’administration.
Il permet, par exemple, de :
- déterminer si certains travaux sont permis;
- comprendre la répartition de certaines dépenses;
- vérifier les conditions d’utilisation d’une partie privative ou commune.
Les copropriétaires peuvent également s’y référer afin de mieux connaître leurs droits et responsabilités. Une compréhension commune des clauses de la déclaration contribue ainsi à limiter les interprétations divergentes.
Pour le conseil d’administration, la déclaration sert aussi de cadre lors de nombreuses décisions. Elle doit donc être consultée parallèlement au Code civil du Québec et aux décisions adoptées par l’assemblée des copropriétaires.
Cette rigueur documentaire fait partie d’une gestion de copropriété structurée, particulièrement lorsqu’il faut coordonner registres, assemblées, finances et suivi administratif.
Est-il possible de modifier la déclaration de copropriété?
Oui, mais modifier la déclaration de copropriété exige de tenir compte de la nature de la modification envisagée.
Une modification à l’acte constitutif ou à l’état descriptif des fractions ne suit pas les mêmes règles qu’un changement au règlement de l’immeuble.
Une modification au règlement de l’immeuble se décide à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée, alors qu’une modification à l’acte constitutif ou à l’état descriptif exige les trois quarts de ces voix, comme le prévoient les articles 1096 et 1097 du Code civil du Québec. Un changement de destination de l’immeuble demande quant à lui la majorité des trois quarts des copropriétaires, représentant 90 % des voix de tous les copropriétaires (article 1098).
Les modifications à l’acte constitutif ou à l’état descriptif sont ensuite inscrites au Registre foncier, tandis que celles apportées au règlement de l’immeuble sont consignées dans un procès-verbal ou une résolution écrite, puis déposées au registre tenu par le syndicat (article 1060). Dans certaines situations particulières, les droits des créanciers hypothécaires doivent également être pris en considération.
Avant d’entreprendre une modification, le syndicat gagne donc à identifier précisément la disposition concernée, la majorité requise et les formalités à respecter.
Une déclaration au cœur d’une gestion rigoureuse
La déclaration de copropriété n’est pas un document destiné à rester oublié dans les archives. Elle constitue l’un des principaux repères juridiques et administratifs de la copropriété.
Son contenu doit demeurer accessible au conseil d’administration et être cohérent avec les modifications adoptées au fil du temps.
Dans cette optique, Deluxco propose une gestion clé en main de copropriété comprenant notamment l’accompagnement administratif, la gestion des registres et le suivi des assemblées.
Une organisation documentaire rigoureuse permet au conseil d’administration de mieux suivre ses obligations et de gérer l’immeuble avec davantage de transparence. Vous souhaitez faire le point sur la déclaration de votre immeuble? Demandez une soumission à Deluxco : notre équipe, membre du RGCQ et de l’AQGC, fait de la gestion de copropriété un métier de cœur.
FAQ sur la déclaration de copropriété
Où obtenir une copie de la déclaration de copropriété?
La déclaration de copropriété est publiée au Registre foncier du Québec, où il est possible d’en obtenir une copie. Le syndicat doit aussi la conserver dans le registre de la copropriété, avec le règlement de l’immeuble et ses modifications, à la disposition des copropriétaires (article 1070).
Qui est tenu de respecter la déclaration de copropriété?
La déclaration lie les copropriétaires et leurs ayants cause, comme un nouvel acheteur, dès son inscription au Registre foncier (article 1062). Le règlement de l’immeuble s’applique également aux occupants d’une partie privative dès qu’un exemplaire leur a été remis (article 1057).
Que se passe-t-il si un copropriétaire ne respecte pas la déclaration?
Le conseil d’administration peut d’abord lui rappeler ses obligations par écrit. Si le refus cause un préjudice sérieux et irréparable, le syndicat ou un copropriétaire peut demander au tribunal d’ordonner au copropriétaire de s’y conformer (article 1080). L’acte constitutif peut aussi prévoir une clause pénale en cas de contravention à la déclaration (article 1053).